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湖州市住房公积金管理中心1992~2014年档案立卷说明

发布时间: 2015-12-10 13:40:02   作者:本站编辑   来源: 湖州市住房公积金管理中心   浏览次数:

    按照档案管理规范的要求和各门类、各种载体的档案实行集中统一管理的原则,我中心全部档案共分五大类。即:1、文书类;2、业务类;3、科技类;4、会计类;5、特种载体类。现将各类档案分类组卷说明如下:

    一、文书类。文书类档案按年度、问题(党群工作、行政管理、业务管理)结合保管期限分类组卷,1992年—2014年共立卷(件)5792卷(件)。1992—2003年共立卷231卷,其中永久29卷,长期137卷,短期65卷;每年按永久、长期、短期顺序排列,编制一个流水号。2004年—2006年共立卷1342件,其中永久67件,长期528件,短期747件;文件按新规定整理归档,以时间顺序永久、长期、短期各编制一个流水号。2007年—2014年起文件按件归档,共4319件,以时间顺序永久编制一个流水号、定期(30年、10年)分别编制一个流水号。

    二、业务类。共立卷(件)174593卷(件),1992—2011年按内容分设三个二级类目;2012年—2014年按内容分设四个二级目录。

    1、公积金归集,共立61480卷(件),主要内容包括单位年度资料、归集审批资料及单位业务变更资料。1994年—2004年共立459卷,依年度按单位电脑编号排序编制流水号,保管期限为短期;2005年共立1475卷,依年度按单位电脑编号排序编制流水号,保管期限为长期;2006年—2014年共立58510卷(件),保管期限为永久。

    2、公积金贷款,按内容又分设三个三级类目。

    1)个人贷款资料,共立42283卷,主要内容有:个人抵押贷款申请表、借款合同、购房合同、户籍证明复印件、身份证复印件、公积金缴存卡复印件、预付款收据复印件、组合贷款联系函、组合贷款确认书等。按年度每人编一个流水号,保管期限为长期。注:2008年共销毁(1998年—2004年)已到保管期限的个人贷款资料3152卷,2011年共销毁(2005年—2009年)已到保管期限的个人贷款资料10019卷,库存数已从总立卷数中移出。

    2)贷款重要凭证,即房屋他项权证正本、抵押贷款房屋综合保险单正本(保险单正本自2006年4月份后自愿投保)。按年度每人编一个流水号,保管期限为长期。

    3)贷款综合管理之楼盘管理,共立317卷,主要内容是在建楼盘提供公积金贷款审批:开发商要求提供贷款报告、商品房预售许可证、地名办批复、申请审批表等其他资料。按年限编制一个流水号,保管期限为短期。

    4)贷款综合管理之贷款贴息,共立1812件,主要内容是低收入贷款贴息审批表等。按年度统编一个流水号,保管期限为永久。

    5)贷款综合管理之项目贷款,共立11件,主要内容是借款人资料、建设项目资料、抵押资料、项目贷款审核审批资料、项目贷款协议、资金监管账户台账资料、贷后检查资料等。按年度统编一个流水号,保管期限为永久。

    3、公积金提取,共立63495卷(件),主要内容是住房公积金提取审批表及各种提取证明复印件等。每年按时间按单位电脑编号排序编一个流水号,1994年—2004年保管期限为短期,2005年—2007年保管期限为长期,2008—2014年保管期限为永久。

    三、科技类。共立卷73卷,按内容分设两个二级类目。

    1、基建,共立3卷,主要内容是各种基建资料,包括基建项目报批、建设用地规划许可证、竣工验收证明、工程预决算、审计报告等。按项目组卷,统编一个流水号。保管期限为长期,2008年以后以国家规定的“基本建设项目文件材料归档范围和保管期限”为准。

    2、设备,共立卷70卷,主要内容包括购置设备批复、设备购置合同、招投标记录、装箱单、合格证、说明书、有关湖州市住房公积金业务管理信息系统需求说明书及光盘等。按设备型号组卷,统编一个流水号,保管期限为长期。

    四、会计类。共立卷4140卷,其中永久126卷,长期216卷,短期3798卷,按内容分设四个二级类目。

    1、住房公积金,共立3402卷,主要内容为分为三大部分:会计报告、会计帐册及会计凭证。会计报告包括会计年报、年报文字说明、会计月、季报;会计帐册包括银行存款日记帐、现金日记帐、总帐及明细帐、银行对帐单及银行存款余额调节表;会计凭证包括记帐凭证。按年度形式组卷,每年按报表、帐册、凭证排序,编一个流水号。

    2、管理经费,共立531卷,主要内容包括会计报告、会计帐册及会计凭证。会计报告包括会计年报、会计月、季报;会计帐册包括银行存款日记帐、现金日记帐、总帐及明细帐、银行对帐单及银行存款余额调节表;会计凭证包括记帐凭证。按年度形式组卷,每年按报表、帐册、凭证排序,编一个流水号。

    3、单位工会,共立156卷,主要内容包括会计报表、会计帐册及会计凭证。按年度形式组卷,每年按报表、帐册、凭证排序,编一个流水号。

    4、缴存托管,共立51卷,主要内容包括会计报表、会计帐册及会计凭证。按年度形式组卷,每年按报表、帐册、凭证排序,编一个流水号。

    五、特种载体类。共立卷723卷,按内容分设四个二级类目。

    1、照片,共立365卷,是本单位主要职能活动和工作成果照片。按年代、问题组卷,统编一个流水号,保管期限为永久。

    2、录音录像,共立卷4卷,主要是上级领导来本单位视察或参加本单位重大活动录音录像。按年代、问题组卷,统编一个流水号,保管期限为永久。

    3、实物,共131件,按内容又分设为三个三级类目。

    1)权证类,共46件,包括各种证件。按年度排序,统编一个流水号,保管期限为永久。

    2)荣誉类,共85件,包括本单位获得荣誉、奖状、奖旗、奖杯、证书等实物。按年度排序,统编一个流水号,保管期限为永久。

    4、光盘,共223件,按内容又分设为两个三级类目。

    1)业务光盘,共207件,包括本单位业务管理中产生的计算机软盘、光盘备份。按年度排序,统编一个流水号,保管期限为永久。

    2)综合光盘,共16件,包括本单位其他职能活动中产生的光盘备份。按年度排序,统编一个流水号,保管期限为永久。

 

湖州市住房公积金管理中心综合档案室

二0一五年十二月十日



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