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档 案 大 事 记

发布时间: 2014-12-31 13:43:49   作者:本站编辑   来源: 湖州市住房公积金管理中心   浏览次数:

    2009年12月24日   市住房公积金管理中心经省住房和城乡建设厅、省档案局验收认定,综合档案室建设达到省一级标准(建办发[2009]300号)。

    2010年1月1日   市中心下发了湖州市住房公积金管理中心关于进一步完善住房公积金业务档案管理的实施意见(湖公积金发〔2010〕4号)文件,具体内容是:2009年11月,市中心住房公积金业务档案管理已顺利通过省一级标准认定。但对照要求还存在一些差距和不足,为不断完善我市住房公积金业务档案管理,落实改进提高措施,进一步提高档案管理水平,现提出如下意见: 一、目的要求 进一步完善住房公积金业务档案管理的目的是,为了加强住房公积金管理,防范资金风险,提升管理服务水平,充分发挥住房公积金制度的住房保障作用。完善档案管理工作的要求是,按照省住房和城乡建设厅、省档案局《关于印发<浙江省住房公积金业务档案管理暂行办法>、<浙江省住房公积金档案工作目标管理考核标准>和开展住房公积金档案目标管理活动的通知》(浙建房[2009]47号)规定,对公积金中心业务档案的收集、整理、归档、保管等进行逐项对照和梳理,查漏补缺,重点对应收未收的归档资料要按规定补充完整。二、完善住房公积金业务档案管理的主要内容本次完善住房公积金业务档案管理的主要内容是对部分业务资料收件不完整的情况,需要下一步落实整改提高。应补充收取的业务资料是: ㈠归集类1、每年按规定开展与缴存单位、职工对账工作时,应收存缴存年度对帐清册及对账回执。㈡贷款类1、受理和发放个人住房公积金贷款的,应收存首付款证明或者建造、翻建、大修住房自筹资金证明及贷款发放凭证;2、签订住房公积金贷款楼盘合作协议的,应向开发企业收存通过工商年检的营业执照复印件、开发资质证书复印件、开发企业同意为购房者办理公积金贷款提供担保的决议原件、经审计的上年度财务审计报告等开发企业相关材料及当地政府批准的商品房项目立项文件复印件 ㈢提取类1、住房公积金缴存职工办理提取的,应收存提取人有效身份证件、直系亲属关系证明复印件;2、购买、建造、翻建或大修自有住房提取的,应收存购买、建造、翻建或大修自有住房的合同或协议及购房发票、契证、房屋所有权证复印件等相关材料;3、还贷提取的,应收存还贷提取等相关证明材料;4、重病、特困等特殊群体提取时,应收存维修基金、物业管理费发票、物业维修费等相关材料。三、实施时间请各处室于2010年1月1日起,要严格按照省、市有关规定和本实施意见的要求进行规范收件,确保业务资料收件完整。四、其他三县分中心及南浔区管理部也要加强住房公积金业务档案管理工作,并结合当地实际,制订档案管理升级工作计划,严格按规定要求,规范档案管理工作。

    2010年6月2日  市中心下发了湖州市住房公积金管理中心关于加强南浔区管理部档案管理工作的实施意见(湖公积金发〔2010〕20号)文件,具体内容是:根据省住房和城乡建设厅和省档案局联合下发的《关于印发<浙江省住房公积金业务档案管理暂行办法>、<浙江省住房公积金档案工作目标管理考核标准>和开展住房公积金档案目标管理活动的通知》(浙建房〔2009〕47号)和市中心下发的《湖州市住房公积金管理中心关于进一步完善住房公积金业务档案管理的实施意见》(湖公积金发[2010]4号)文件精神,结合南浔区管理部档案管理工作实际,特制定本实施意见。一、目的与要求加强南浔区档案管理的目的是为了进一步规范住房公积金管理,防范资金风险,确保住房公积金安全运作,同时可以进一步提升管理服务水平,为广大缴存单位和职工提供优质服务。总的要求是实行“统一管理、分级负责、定期检查、按时移交”的原则。二、实施方法与步骤㈠对市中心档案分类大纲作适当修改和调整对市中心档案分类大纲作如下修改和调整:一级类目五大类保持不变,在业务类的二级类目中增设缴存托管资料的类目;在业务类二级类目的公积金归集和公积金提取类目下再分别设置三级类目——直属业务部、吴兴区管理部和南浔区管理部;在会计类二级类目中再增加住房公积金缴存托管中心管理经费、吴兴区管理部管理经费和南浔区管理部管理经费的类目,其他均不作修改和调整。具体档案分类大纲祥见附件一。㈡对不同时期收集的档案的处理办法。本着尊重历史,完善现在的要求,按照老档案老规范、新档案新要求的原则,2010年1月份之前收集的档案,按省、市原有规定进行整理归档;2010年1月份之后收集的档案,统一按照省住房和城乡建设厅和省档案局联合下发的(浙建房〔2009〕47号)、市中心下发的(湖公积金发[2010]4号)文件的要求进行整理归档。㈢对新收集的档案的工作要求。1、业务类档案:南浔区管理部产生的公积金贷款档案,由南浔区管理部贷款业务人员负责,按照规定要求收集、整理完毕后,移交市中心综合档案室,由市中心综合档案室负责统一编制档号。南浔区管理部产生的公积金归集、提取档案应由南浔区管理部归集、提取业务人员负责,按照规定要求收集、整理、装订,并按分类大纲要求编制好流水号后移交市中心综合档案室入库。原则上1年移交一次。2、会计类档案:南浔区管理部产生的会计类档案,由南浔区管理部财务人员负责,按照规定要求收集、整理、装订,并按市中心档案分类大纲的要求编制好流水号后移交市中心综合档案室入库。原则上一年移交一次。3、其他档案:南浔区管理部日常工作中产生的文书类、科技类和特种载体类档案,由南浔区管理部按照规定要求收集,交市中心综合档案室整理、装订、编号、输入、上架,原则上1年移交一次。三、有关工作要求南浔区管理部要进一步重视住房公积金档案管理工作,确定专人负责档案管理的具体工作。要求在2010年10月底前,完成对原有历史档案整理归档工作,准备迎接省档案验收组的检查验收。市中心办公室一方面要加强督促检查;另一方面要为南浔区管理部的档案管理工作搞好服务,特别是市中心综合档案室应加强对南浔区管理部档案管理工作的业务辅导,推进南浔区管理部档案管理工作规范化建设。

    2012年2月23日     经省公积金监管处推荐,海宁市公积金分中心许勤峰主任、桐乡市公积金分中心金彪主任分别率领相关人员,专程前来安吉分中心,参观学习档案管理省二级达标工作。海宁、桐乡同志在听取了安吉分中心档案管理省二级达标工作的情况介绍后,又实地参观了安吉分中心的档案库房,进一步了解了档案的分类和整理情况。双方还交流了其他的管理工作和思路。

    2013年3月19日   市中心下发了湖州市住房公积金管理中心关于调整业务档案移交及归档的具体规定(湖公积金发〔2013〕5号)文件,内容为:为进一步加强我市住房公积金业务档案管理,规范和统一档案资料的移交及归档,确保档案资料能在第一时间按照规范整理归档入库,现将2012年之后(含2012年)业务档案的移交归档时间作适当调整,2012年1月1日前的业务档案移交及归档按原有规定办理。一、业务档案移交及归档时间(一)归集、提取类档案应当在当天完成档案的整理、移交,档案室在收到后的三天内完成接收装盒、编目上架。(二)贷款档案需在审批放款后的一星期内完成档案的整理、移交, 档案室在收到移交档案的一星期内完成接收装盒、编目上架。(三)重要凭证在收到的当天移交,档案专管员在收到后的次日完成编目上架和编制必备的检索工具。(四)贷款综合管理档案(楼盘档案)在楼盘配套住房公积金贷款签约后一个月内移交完毕,档案室在收到移交档案的一个月内编目上架。(五)缴存托管中心档案参照中心业务档案办理移交。(六)归集管理、稽核审计等业务档案可参照文书类档案,在次年的3月底前移交,档案室在次年的6月底完成编目上架和编制必备的检索工具。如遇特殊情况推迟移交的,应书面说明原因并由处室负责人审核同意的,可适当推迟移交。二、移交及归档要求各处室档案工作应根据平时收集整理与平时收集年终集中整理相结合的原则。兼职档案员应负责对本处室、部门在日常工作中形成的档案材料的收集、整理和立卷移交工作。档案室工作人员严格按照档案管理的相关办法,在规定的时间内对收到的各类档案进行整理和必要的技术处理,完成编目上架和编制必备的检索工具。

    2013年11月6日    由省建设厅、市档案局、市公积金中心、县档案局和有关专家组成的档案工作目标管理认定考评小组对德清、安吉两县分中心进行档案达标实地考核验收。认定考评小组分别听取了两县分中心关于档案达标工作开展情况的汇报,实地查看了库藏档案、仔细查阅了各类档案材料,结合查验情况进行专业、客观的点评,对两县分中心档案管理工作所做出的努力及取得的成绩给予了充分肯定。安吉县分中心综合档案管理以98.5分的成绩顺利通过了省一级验收认定,德清县分中心综合档案管理以93.5分的成绩通过了省二级验收认定。至此,市中心及三县分中心档案管理均已达到省二级以上标准。

    2013年11月6日  由省建设厅和省档案局组织的档案工作目标管理认定考评小组对安吉、德清公积金两县公积金分中心进行了档案达标实地考核验收,取得了98.5分、93.5分的好成绩,分别达到省档案管理一级、二级目标认定标准。这标志着湖州市公积金系统档案管理在浙江省率先达到省二级以上标准水平。自2000年市公积金中心在全省公积金系统首先开展档案规范化目标管理,并通过市级目标认定以来,单位领导高度重视档案工作,将档案管理作为提升单位内部管理的一项重要措施,不断巩固、完善和提高公积金档案管理水平;每年组织工作人员参加档案管理业务培训,增强全员档案意识;将档案管理纳入岗位目标考核,长抓不懈,2005年和2009年分别通过档案管理省二和省一级标准认定,2012年通过规范化数字档案室创建。在市公积金中心的监管和引领下,长兴县公积金中心在2012年通过省二级档案管理目标认定,全市各县区公积金档案管理有了很大的提升,在档案管理多个领域取得可喜的成绩:第一个较为全面地制订《公积金专业档案管理办法》、首批实现业务数据登记备份、首个应用条形码技术和影像系统管理档案,档案工作逐步从传统纸质化管理向信息化、共享化方向转变。

    2014 2月8日  由省建设厅公积金监管处梁红伟副处长、市档案局吴京华副处长等有关领导和专家组成的档案工作目标管理“省二级”认定组,对安吉县分中心档案管理省二级达标工作进行了实地考核验收。经过综合评议,安吉县分中心档案管理以94.5分的高分顺利通过达标验收,成为市中心所属各分中心(管理部)中档案管理率先达到省二级标准的单位。

    2014年2月19日  市中心下发了湖州市住房公积金管理中心关于要求做好2013年度档案移交归档工作的通知(湖公积金字[2014]7号)文件,主要内容是: 2014年是市公积金中心档案省一级达标复评验审之年,根据省市有关住房公积金档案规范管理的要求,所有应归档立卷的文件材料,必须按规定及时整理移交档案室。根据2013年度档案移交归档工作的要求和现状,现对2013年度住房公积金档案移交归档有关工作明确通知如下:一、以下档案必须在3月底前整理移交完毕1、办公室2013年度文书档案(文件、照片、权证等);2、计划财务处2012年度会计档案;3、稽核审计处2013年前统计报表和内审档案;4、稽核审计处、使用管理处2013年度项目贷款档案; 5、信息技术处2013年前业务文档(系统变更单、数据调整单等); 6、使用管理处2013年度楼盘档案; 7、归集管理处2013年前扩面档案; 8、直属业务部2012年度、2013年度贷款变更档案(个人住房借款补充协议、个人变更资料); 9、直属业务部2013年前贴息档案;10、吴兴管理部2013年前未移交的业务档案;11、南浔管理部2012年前会计档案。 二、以下档案必须在3月底前上报移交清册,6月底前整理移交完毕1、直属业务部2012上半年度归集提取档案;2、直属业务部2013年前月冲档案;3、直属业务部2013年度前工资基数调整、年度验审档案;4、缴存托管中心2013年前业务档; 5、南浔管理部2012年前归集提取档案。

    2014年3月13日   市中心下发了湖州市住房公积金管理中心关于调整档案管理领导小组成员的通知(湖公积金[2014]11号)文件,主要内容是: 为进一步加强综合档案管理工作,提高档案管理水平,更好地发挥档案在住房公积金管理中的作用,经研究,调整中心档案管理领导小组成员。现将调整后的档案管理领导小组成员公布如下:组长:沈小龙副组长:金培荣成 员:屠卫忠、张银荣、侯利萍、吴晓晶、沈宗英、董贵安、王澜、潘小强、戴满智、陈菁华。

    2014年3月13日  市中心下发了湖州市住房公积金管理中心关于调整档案鉴定小组成员的通知(湖公积金字[2014]12)号文件,主要内容是:为进一步加强档案管理,提高档案材料的完整性和有效性,经研究,调整中心档案鉴定小组成员。现将调整后的档案鉴定小组成员公布如下:组长:沈小龙 副组长:金培荣成 员:屠卫忠、张银荣、侯利萍、吴晓晶、沈宗英、董贵安、王澜、潘小强、戴满智、陈菁华。

    2014年4月15日   市中心档案鉴定小组组长沈小龙召集中心档案鉴定小组全体成员召开销毁部分已超保存期限档案工作会议。2005年之前还清的个人贷款档案已于2008年3月按规定对其进行了销毁。目前,中心综合档案室保存的2005年至2008年住房公积金贷款档案共7215份(其中2005年1664份、2006年1874份、2007年2130份、2008年1547份),已进行了全面清理,经会议讨论决定,对无继续保存价值的个人贷款档案,单独造册登记,并按规定要求予以销毁。

 



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